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风清扬的博客

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莫让例外成为例行  

2009-07-16 00:34:11|  分类: 白说:经营管理那 |  标签: |举报 |字号 订阅

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最近去审核一家x系的跨国企业客户,其在深圳有全球采购中心(IPO),为其华南工厂提供部件(部品) ;其核心业务流程为采购流程,流程顺序为:xx业务需求-采购计划-采购订单生成-采购订单确认-采购订单发出-采购订单确认-采购纳期(交货期)更催-仓库收货-采购发货-物流到制造基地,所有信息通过内部ERP传递。

但与其它企业不太一样的是,其供应商选择,样品确认为一部门负责,议价有一部门负责,采购计划有一部门负责,采购订单生成,审批有一部门负责,而采购订单下达,通常为传真,邮件等方式,又有另外一部门负责,而供应商的绩效评价有专门团队负责。

审核时发现,采购计划4/9日下达,要求4/24交货,下面是信息传递的时间节点:

  • 订单生成-4/14号
  • 订单FAX-4/16号
  • 订单得到供应商确认-4/20号
  • 订单实际入库:6/10
  • 订单发出到工厂:6/11

整个上述业务流程在作业时,在正式下采购订单时未针对交货期做确认,只与供应商确认是否收到订单, 由于太多的部门参与其中,作为采购担当无法了解到供应商产能状况,对于开发的模具是否到位(Ready)也不确定,等等信息的不对称导致了公司要安排更多的人手(约占总人数10%) 专门负责货期的跟进,每天的主要工作就在协调,沟通与确认过程中度过。

针对上述情形,是谁让这种本身的异常(Abnormal)变成了常规(Routine)的一部分呢?

进一步分析发现,仅仅一个订单生成到审批,还要经过部门主管,部门部长的盖章,正常下来要2天的时间耗在这里,在这里有一个问题需要我们思考,

主管,部长盖章的目的是什么?盖个章与不盖个章衍生的风险有多大差别?是否可控?

另外,在不可以”消除“三层级(业务担当,主管与部长)的前提下,可否"简化"审批的流程?

而要命的是,订单审批下来,还要交给另外一个部门去传真,而这个部门也不见得即时处理,在传出后更催供应商确认,通常又要消耗几天,可怜的交货期4/24在供应商还未安排生产时已经耗的差不多了?!

在订单生成部门以及交期部门部长交流时,也透露出无奈,仅仅靠一个人,一个部门无法扭转当前的恶性循环,而可怕的是,大家已经习以为常,缺乏“change for challenge"的心态与勇气了。大家真正关心的是,不要在我这个部门提出这个问题来,否则外籍高层认为就是我们的问题。

如此的心态源于哪里,又是谁造成呢?

整个这个案例解剖下来,评价核心业务流程的重要业务指标:效率以及快速响应能力根本无从谈起,真个信息沟通的环节充斥着信息不对称,部门层级墙,不管你的信息平台再好,让业务流程真正”跑“起来依旧很遥远

这样下来,很多”例外“的事情成了”例行“的事,真个公司运营的成本怎可能将下来,我们姑且称为”内忧“;而更让人担心的是,公司高层管理团队这都是”经济危机惹的祸(外患)”!

在这里,我们要思考的是,08年的危机进一步加剧了暴露了弊端,然而也麻痹了一些人的思维,将惨淡经营的原因一股脑归根于经济大环境,而忽略了对自由弊端的逐步改善和调整 ;相比而言,冬眠的思维更可怕 ,当内忧外患一起来临的时候,这家公司离倒下的日子将不再久远。

但愿这不是杞人忧天,更不是事实!

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